การจัดการโครงการ

ใส่ความเห็น

กรกฎาคม 7, 2013 โดย P Kaewsarn

การจัดการโครงการที่ได้รับการยอมรับเพิ่มมากขึ้นบ่งชี้ว่าการประยุกต์ใช้ความรู้ กระบวนการ ทักษะ เครื่องมือ และเทคนิค ที่เหมาะสมสามารถทำให้โครงการประสบความสำเร็จได้ บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งขององค์ความรู้ที่ได้รับการยอมรับโดยทั่วไปและให้เป็นวิธีการปฏิบัติที่ดี “ได้รับการยอมรับโดยทั่วไป” หมายถึง การนำความรู้และวิธีการปฏิบัติไปประยุกต์ใช้จัดการโครงการโดยทั่วไป “วิธีการปฏิบัติที่ดี” หมายถึงมีข้อตกลงกันทั่วไปว่าการนำทักษะ เครื่องมือและเทคนิกเหล่านี้ไปใช้งานสามารถเพิ่มโอกาสความสำเร็จของโครงการได้

1.1  โครงการคืออะไร?

โครงการหมายถึงการดำเนินการชั่วคราวเพื่อสร้างสินค้า บริการ หรือผลอย่างหนึ่งอย่างใด โดยมีการกำหนดเวลาเริ่มและเวลาจบหรือแล้วเสร็จ เวลาสิ้นสุดโครงการจะเกิดขึ้นเมื่อโครงการใกล้บรรลุเป้าหมายหรือถูกยกเลิกไปเมื่อเห็นว่าไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ หรือเป้าหมายไม่มีความจำเป็นอีกต่อไป ช่วงเวลาชั่วคราว หมายถึง ห้วงเวลาอันสั้นโดยปกติแล้วไม่หมายความรวมถึงเวลาของผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลที่ได้จากของโครงการ  โครงการส่วนใหญ่ต้องการที่จะให้บรรลุถึงเป้าหมายสุดท้ายของโครงการ ตัวอย่างเช่นโครงการสร้างอนุสาวรีย์แห่งชาติ ต้องมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้สื่อถึงศตวรรตที่ผ่านมาในอดีต

โครงการสามารถสร้าง ผลิตภัณฑ์ซึ่งเป็นส่วนประกอบชิ้นหนึ่งของอุปกรณ์ใดๆ หรือเบ็จเสร็จสมบูรณ์พร้อมใช้งานด้วยตัวของมันเอง โครงการสามารถเพิ่มฟังก์ชันทางธุรกิจเพื่อสนับสนุนการผลิตหรือการกระจายสินค้า และโครงการสามารถสร้างผลขั้นสุดท้ายในรูปแบบเอกสาร เช่น การทำโครงการวิจัยเพื่อพัฒนาความรู้ที่สามารถนำมากำหนดทิศทางในปัจจุบัน หรือกำหนดกระบวนการใหม่เพื่อประโยชน์ต่อสังคม

1.2  การจัดการโครงการคืออะไร

การจัดการโครงการ คือ การประยุกต์ใช้ความรู้ ทักษะ เครื่องมือ และเทคนิก เพื่อทำกิจกรรมให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ การบริหารจัดการโครงการสามารถทำได้โดยการบูรณาการประยุกต์ใช้ กระบวนการบริหารจัดการโครงการทั้ง 42 กลุ่ม อย่างสมเหตุสมผล ดดยแบ่งเป็น 5 กลุ่มกระบวนการ คือ

• การกำหนดค่าเริ่มต้น
• การวางแผน
• การดำเนินการ
• การตรวจสอบและควบคุม
• การปิดกระบวนการ

การจัดการโครงการแบ่งเป็นแต่ละประเภทดังนี้

• กำหนดวัตถุประสงค์
• กำหนดเรื่องที่จำเป็นต้องดำเนินการทั้งหมด หัวข้อที่เป็นกังวล และความคาดหวังของแต่ละกระบวนการตามที่ได้วางแผนไว้และตัวชี้วัด
• สร้างดุลภาพความสำเร็จของโครงการตามองค์ประกอบดังนี้
  • ขอบเขต
  • คุณภาพ
  • กำหนดการ
  • งบประมาณ
  • ทรัพยากร
  • ความเสี่ยง

โครงการเฉพาะแต่ละโครงการจะมีข้อจำกัดที่มุ่งเน้นเฉพาะข้อที่ผู้จัดการโครงการเห็นว่ามีความจำเป็น

ความสัมพันธ์ระหวังปัจจัยเหล่านี้คือ ถ้ามีปัจจัยหนึ่งเกิดการเปลี่ยนแปลงจะทำให้ปัจจัยอื่นได้รับผลกระทบและเกิดการเปลี่ยนแปลงไปด้วย ตัวอย่างเช่น หากต้องทำให้กำหนดการสำเร็จของโครงการสั้นลงจำเป็นต้องเพิ่มงบประมาณสำหรับทรัพยากรจึงจะทำให้ปริมาณงานเท่าเดิมสำเร็จได้ในเวลาที่สั้นกว่า หากไม่สามารถเพิ่มงบประมาณได้ ขอบเขตหรือคุณภาพอาจลดลงเพื่อให้โครงการสำเร็จได้ด้วยงบประมาณเท่าเดิม ผู้มีส่วนได้เสียของโครงการอาจมีแนวคิดที่ต่างออกไปจากเดิมซึ่งขึ้นอยู่กับปัจจัยที่สำคัญที่สุด ทำให้โครงการเกิดความท้าทายยิ่งขึ้น การเปลี่ยนแปลงความต้องการของโครงการอาจทำให้เกิดความเสี่ยงเพิ่มขึ้น ผู้ทำโครงการต้องสามารถเข้าใจสถาณการณ์เพื่อสร้างความสมดุลให้โครงการสามารถสำเร็จได้

การเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นได้ตลอด ทำให้การวางแผนโครงการต้องได้รับการทบทวนแก้ไขเปลี่ยนแปลงอย่างระมัดระวังตลอดวัฎจักรของโครงการ ทำให้เกิดการทบทวนและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจนได้แผนงานที่มีข้อมูลรายละเอียดมากขึ้น มีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้น และมีความแม่นยำสูงขึ้นถูกนำไปใช้สำหรับดำเนินโครงการ

1.3  ความสัมพันธ์ระหว่างการจัดการโครงการ การบริหารจัดการโครงการ และการจัดผลงาน

ในองค์กรการจัดการโครงการขนาดใหญ่ จะมีการระบุการจัดการโครงการไว้อย่างเป็นขั้นตอนในโปรแกรมการจัดการ และการจัดการผลงาน ดังรูปที่ 1-1 กลยุทธขององค์กรและลำดับความสำคัญถูกเชื่อมถึงกันและมีความสัมพันธ์กันระหว่างผลงานสะสมกับโปรแกรม และโปรแกรมกับเอกลักษณ์ของโครงการ การวางแผนองค์กรส่งผลไปยังโครงการในรูปของแบบการจัดลำดับความสำคัญซึ่งขึ้นอยู่กับความเสี่ยง ฐานะทางการเงิน และแผนกลยุทธขององค์กร การวางแผนองค์กรสามารถวางแผนการเงินหรือการสนับสนุนองค์ประกอบโครงการได้โดยตรงขึ้นอยู่กับลักษณะความเสี่ยง ความจำเพาะของธุรกิจ หรือเป็นโครงการประเภททั่วไป เช่น โครงสร้างพื้นฐานและการปรับปรุงกระบวนการภายใน

โครงการ โปรแกรม และผลงาน มีระเบียบวิธีที่แตกต่างกัน ดังตารางที่ 1

1.3.1        การจัดการงานสะสม

ผลงานสะสมหมายถึง การรวบรวมโครงการ โปรแกรม และงานที่เกี่ยวข้องเข้าไว้ด้วยกันทำให้บริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อความสำเร็จตรงตามวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธของธุรกิจ โครงการหรือโปรแกรมอาจไม่จำเป็นต้องเป็นอิสระต่อกันหรือมีความสัมพันธ์กันโดยตรง ตัวอย่างเช่น โครงสร้างพื้นฐานหนึ่งถูกสร้างขึ้นโดยจุดประสงค์เพื่อให้ได้ผลตอบแทนสูงสุดจากการลงทุน  อาจบรรจุเข้ากับผลงานสะสมซึ่งประกอบด้วย น้ำมันและก๊าซ สำหรับพลังงานไฟฟ้า น้ำ ถนน ราง และสนามบิน  อาจเลือกจัดโครงการที่มีความคล้ายกันเข้าเป็นโปรแกรมเดียวกัน เช่น จัดกลุ่มโครงการที่เกี่ยวกับพลังงานไฟฟ้าเข้าด้วยกันเป็นโปรแกรมการจัดการด้านพลังงานเช่นเดียวกับโครงการเกี่ยวกับน้ำอาจจัดให้เป็นโปรแกรมการจัดการน้ำ

การจัดการงานสะสมหมายถึงการรวมผลงานสะสมตั้งแต่หนึ่งอย่างหรือมากกว่าเข้าด้วยกันและบริหารจัดการเป็นศูนย์กลาง ซึ่งประกอบด้วย การระบุเอกลักษณ์ การระบุลำดับความสำคัญ การอนุมัติ การจัดการ และการควบคุมโครงการ โปรแกรม และงานอื่นที่เกี่ยวข้อง

	โครงการ	โปรแกรม	ผลงาน
ขอบเขต	มีการกำหนดเป้าหมาย เพื่อพัฒนากระบวนการตลอดวัฏจักรโครงการ	มีขอบเขตกว้างกว่าและระบุผลประโยชน์ที่มากกว่า	มีการระบุขอบเขตของธุรกิจซึ่งเปลี่ยนแปลงตามเป้าหมายขององค์กร
การเปลี่ยนแปลง	ผู้จัดการโครงการคาดหวังให้การเปลี่ยนแปลงอยู่ภายใต้การจัดการและควบคุมได้	ผู้จัดการโปรแกรมต้องคาดหวังการเปลี่ยนแปลงทั้งภายในและภายนอกพร้อมกับเตรียมการจัดการผลกระทบ	ผู้จัดการผลงานพิจารณาวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องในภาพรวม
การวางแผน	ผู้จัดการโครงการใช้ข้อมูลระดับสูง เพื่อวางแผนรายละเอียดโครงการตลอดช่วงอายุโครงการ	ผู้จัดการโปรแกรมพัฒนาแผนโปรแกรมทั้งหมดและสร้างแผนระดับสูงเพื่อเป็นแนวทางสำหรับวางแผนรายละเอียดในระดับองค์ประกอบ	ผู้จัดการผลงานสร้างและรักษากระบวนการที่จำเป็นรวมถึงสื่อสารให้ไปในทิศทางเดียวกัน
การจัดการ	ผู้จัดการโครงการจัดการทีมงานให้ทำงานบรรลุผลตามเป้าหมาย	ผู้จัดการโปรแกรมจัดการทีมงานและผู้จัดการโครงการให้วิสัวทัศและความเป็นผู้นำ	ผู้จัดการผลงานจัดการหรือประสานงานการจัดการผลงาน
ความสำเร็จ	ประเมินความความสำเร็จด้วยผลิตภัณฑ์และ คุณภาพของโครงการ งบประมาณ และความพึงพอใจของลูกค้า	ประเมินความสำเร็จด้วยขีดความสามารถที่สามารถทำได้ตามผลประโยชน์และความจำเป็น	วัดความสำเร็จด้วยศักยภาพของแต่ละองค์ประกอบประสมผลสำเร็จไปในทิศทางเดียวกัน
พิจารณาวิเคราะห์	ผู้จัดการโครงการติดตามและควบคุมงานการผลิตสินค้าหรือบริการ หรือผลที่ต้องการได้รับ	ผู้จัดการโปรแกรมตรวจติดตามกระบวนการของแต่ละองค์ประกอบของโปรแกรมเพื่อให้แน่ใจว่าผลงานโดยรวมเป็นไปตามเป้าหมาย ทั้งกำหนดการ  งบประมาณ และผลประโยชน์ที่พึงได้รับ	ผู้จัดการผลงานติดตามศักยภาพให้ไปในทิศทางเดียวกัน และติดตามดัชนีมูลค่า